کنترل سند با رویه‌های خوب تعریف می‌شود
بدون ارائه اطلاعات کامل (یا حداقل کافی) به طبقه فروشگاه، منابعی که باید برای بهبود فرآیند استفاده شوند، در مبارزه با آتش سوزی مداوم ابزارها که شروع نشده اند، گره می خورند. سپس در هنگام انجام کار خراب می‌شوند و برای مدت طولانی‌تر از زمان لازم در زمین می‌مانند. اما این زمان از کار افتادگی ممکن است واقعاً یک موهبت باشد. زیرا بسیار معمول است که یک ماشین ساعت ها صرف تولید قراضه کند زیرا اپراتورها نمی دانند مشخصات محصول آنها چیست. که شامل معیارهای نقص مستند است. یا شاید اپراتور از مواد ورودی اشتباه استفاده می کند زیرا “آن آنجاست”. صرف نظر از اینکه «مطالب صحیح» باشد یا نه.
بدون رویه‌های تعریف‌شده و مستند، زمانی که سفارش‌ها به موقع ارسال نمی‌شوند، به نظر می‌رسد که «دستیابی به کارمندان خوب خیلی سخت است». یا بدتر از آن، برای مسائل کیفی بازگردانده شوید. و عدم تشخیص این مستندات به عنوان مهم می‌تواند به تلاش‌هایی برای بهبود کیفیت (و کمیت) اجازه دهد تا به شکل اقدامات اصلاحی در مورد کارکنان انجام شود.
توسط مارسی
با این گفته، این یک واقعیت است که افراد دشوار گاه به گاه ممکن است در فرآیند استخدام دچار لغزش شوند. اما با وجود رویه‌های مستند به درستی می‌توان تمام بخش‌های دیگر فرآیند را حذف کرد و دانست که موضوع مربوط به عنصر انسانی است. سپس مستندات به عنوان نقطه شروعی برای بهبود آموزش عمل می کند. یا در صورت لزوم، برای توجیه دخالت نظارتی و احتمالاً منابع انسانی. از بین این گزینه‌ها، از دیدگاه تکنسین‌های با کیفیت، بهبود مستندات و آموزش به آن مستندات جایی است که باید تلاش‌ها متمرکز شود.
منبع: https://www.quality-assurance-solutions.com/document-control-starts-with-well-define-procedures.html