فرمت دستور کار جلسه تجاری

اگر مجری جلسه نتواند شرکت کند، یا از جلسه دعوت شود، جلسه طبق برنامه پیش می رود.

نشست کسب و کار دستور جلسه قالب

به منظور کمک به تسهیل این امر، شرکت ها باید اکثر جلسات تکراری (جلساتی که به طور منظم و مکرر برگزار می شوند، به عنوان مثال، هفتگی، دو هفته یکبار، ماهانه، و غیره) را بازسازی کنند. اکثر جلسات تکراری بیش از حد طولانی، بیش از حد خسته کننده، بیش از حد بدون ساختار، بیش از حد یک طرفه و بیش از حد غیر مشارکتی هستند.

بهبود در طول جلسه، زمان‌بندی دستور کار، ساختار جلسه، مشارکت در جلسه و غیره، کارکنان را قادر می‌سازد تا از طریق بهبود روحیه و انگیزه، بهره‌وری، کارایی و کیفیت بالاتر کار را درک کنند.

هدف

این مقاله چندین فرم لازم برای جلسات کاری را مورد بحث قرار می دهد. می‌توانید این فرم‌ها را با ثبت‌نام در راهکارهای رایگان QA Ezine در زیر دانلود کنید.

منابع اهرمی به این معنی است که قهرمانان را انتخاب کنید یا منابع بین شرکتی را برای یک مشکل رایج تهیه و اعمال کنید.

علاوه بر این، تسهیل‌گر اثربخشی جلسه را از دیدگاه خود با استفاده از «فرم اندازه‌گیری جلسه تسهیل‌گر» (تصویر زیر، به علاوه، می‌توانید با ثبت‌نام در QA Solutions Ezine دانلود کنید) اندازه‌گیری می‌کند تا بینش بیشتری را ارائه دهد تا در حین گنجاندن در نظر گرفته شود. بهبود کیفیت در روند کلی جلسه

مستندات

دستور کار نهایی را حداکثر تا 3 روز کاری قبل از جلسه ایمیل کنید. فرم(های) خلاصه موضوع دستور جلسه مناسب را شامل شود که شامل:

موضوع
ارائه کننده
خلاصه موضوع/پیشنهاد
تاکتیکی یا استراتژیک، اطلاعاتی یا تصمیم گیری مورد نیاز است

پس از پایان برخی از ارائه ها، 5 دقیقه برای یک بحث کوتاه اختصاص دهید تا ارزش دریافتی از ارائه را خلاصه کنید تا به تسهیل انتخاب موضوع دستور کار آینده کمک کنید.

بازخورد

پس از هر جلسه، شرکت کنندگان با استفاده از “فرم اندازه گیری جلسه شرکت کنندگان” (تصویر زیر، به علاوه، می توانید با ثبت نام در QA Solutions Ezine) اثربخشی جلسه را از دیدگاه خود اندازه گیری کنند.

جلسات شرکت با هدف تعیین جهت استراتژیک، و همچنین رسیدگی به مسائل عملیاتی و تاکتیکی، به اشتراک گذاری اطلاعات، تصمیم گیری، گرفتن/ دادن جهت و اهرم منابع است که به شرکت کمک می کند بیانیه ماموریت را انجام دهد.

مدیر 8D

زمان بندی مباحث

PDCA کامل یک سیستم مدیریت وظایف سازمانی با ابزارهای بهبود مستمر داخلی است. شامل پروژه ها، جلسات، ممیزی ها و موارد دیگر است.

برای ردیابی تصمیمات باز و بسته در این فرمت دستور کار جلسه تجاری استفاده کنید PDCA کامل شد.

مدیریت پروژه برای مبتدیان

با پیروی از این فرمت دستور کار جلسه کاری، متوجه می شوید که شرکت کنندگان به موارد و زمان دستور کار پایبند هستند. شرکت کنندگان در جلسه فرصتی ساختاریافته برای مشارکت داشتند. آنها فرصتی برای انجام برخی شبکه ها داشتند. آنها همچنین فرصتی برای ارائه بازخورد جلسه از طریق یک نظرسنجی اندازه گیری جلسه رسمی داشتند. در نهایت، اگر واقعاً می‌خواهید روحیه کارکنان را تقویت کنید، گاهی آن جلسه را خارج از محل برگزار کنید.

تصمیمات به معنای تصمیماتی است که باید برای ایجاد بهبود در سراسر شرکت شما سازگار باشد.

هر جلسه فرصتی را برای رهبر یا صاحب جلسه فراهم می کند تا با کارمندان / شرکت کنندگان چه خط مستقیم، چه ماتریسی یا هر ساختار دیگری… ارتباط برقرار کند و حس ماموریت را منتقل کند.

هر یک از شرکت‌کنندگان اطلاعات مربوطه یا «گذرنامه» را در طول میزگرد هر جلسه ارائه می‌کنند. به هر مجری تا 10 دقیقه زمان اختصاص دهید. برای کمک به مدیریت زمان، تسهیل کننده جلسه به هر ارائه کننده در زمان تمام شدن زمان اطلاع می دهد.

آ) کامل

اگر شخصی پس از انتشار دستور کار نهایی موضوعی را اضافه کند، حامی موضوع جدید فرم خلاصه موضوع دستور جلسه را از طریق ایمیل برای همه شرکت کنندگان ارسال می کند.

مدیریت پروژه موفق در مورد انجام وظایف صحیح، به ترتیب صحیح، با استفاده از فرآیند مناسب است. پروژه های تیم خود را به روش صحیح انجام دهید.

نکات مدیریت زمان رایگان

مالک این فرآیند «صاحب فرآیند جلسه» خواهد بود. مشتريان اين فرآيند، شركت كنندگان جلسه و اعضاي آنها خواهند بود. صاحب فرآیند جلسه از این فرمت دستور کار جلسه تجاری برای استفاده مداوم از اطلاعات به منظور برگزاری جلسات پربارتر استفاده می کند، جایی که همه شرکت کنندگان فرصتی برای مشارکت فعال دارند، و جایی که همه جلسات فرصتی برای بهبود مستمر دارند.

هدف اغلب جلسات تکراری باید تعیین جهت استراتژیک و همچنین رسیدگی به مسائل عملیاتی و تاکتیکی، به اشتراک گذاری اطلاعات، تصمیم گیری، گرفتن / دادن جهت و استفاده از منابع به نفع شرکت باشد تا بتوانند ماموریت خود را انجام دهند. بیانیه شرکت.

توصیه می کنیم استفاده کنید PDCA کامل شد برای فرمت دستور کار جلسه تجاری ثبت اقدامات و تصمیمات.

پس از هر مورد دستور جلسه، حامی موضوع بیانیه تصمیم یا اطلاعات را می خواند و حاضران موافقت می کنند که عبارت (با اجماع) در صورتجلسه ثبت شود. این اطلاعات ارائه شده را خلاصه می کند و هرگونه تصمیم گرفته شده یا موارد اقدام صورتجلسه را روشن می کند. علاوه بر این، تصمیم به شرح زیر مشخص می شود:
PDCA کامل

اگر زمان تمام شود، مجری با شرکت کنندگان موافقت می کند که بیش از حد مجاز باشد. در صورت عدم حصول توافق، ارائه دهنده انتخاب می کند که کدام موضوعات باقی مانده را به جلسه آینده بیاورد. هر یک از مجریان میزگرد که مایلند موضوعات خود در صورتجلسات گنجانده شود، اطلاعات خود را در ظرف 1 روز کاری از طریق ایمیل به مجری جلسه ارسال می کند و اطلاعات خود را به نحوی که برای درج در صورتجلسه وجود دارد، نوشته می شود.

PDCA کامل