فرمت دستور کار جلسه تجاری

جهت به معنای راهنمایی است که نشان دهنده گرایش یا گرایش مناسب یا ترجیحی است که باید دنبال شود، که نیازی به اجباری نیست.

با این فرمت دستور کار جلسات کاری، نیروی کار جدید در حالی که کارکنان تلاش می کنند تا بهره وری و مشارکت را افزایش دهند تا به یک شرکت کمک کنند تا به سمت جلو حرکت کند، تکامل می یابد.

به منظور کمک به تسهیل این امر، شرکت ها باید اکثر جلسات تکراری (جلساتی که به طور منظم و مکرر برگزار می شوند، به عنوان مثال، هفتگی، دو هفته یکبار، ماهانه، و غیره) را بازسازی کنند. اکثر جلسات تکراری بیش از حد طولانی، بیش از حد خسته کننده، بیش از حد بدون ساختار، بیش از حد یک طرفه و بیش از حد غیر مشارکتی هستند.

حامی موضوع پایبندی به زمان بندی دستور کار را دنبال می کند و در صورت نیاز، موافقت شرکت کنندگان را برای بیش از حد به دست می آورد. هنگامی که موضوعی در زمان برنامه ریزی شده برنامه ریزی شده باشد، تسهیل کننده جلسه دستور کار باقی مانده را تنظیم می کند.

هر یک از شرکت‌کنندگان اطلاعات مربوطه یا «گذرنامه» را در طول میزگرد هر جلسه ارائه می‌کنند. به هر مجری تا 10 دقیقه زمان اختصاص دهید. برای کمک به مدیریت زمان، تسهیل کننده جلسه به هر ارائه کننده در زمان تمام شدن زمان اطلاع می دهد.

اطلاعات را به اشتراک بگذارید به معنای دریافت اطلاعات و دادن اطلاعات مربوط به اکثریت شرکت کنندگان در جلسه یا از اهمیت/اهمیت کلی است.

بهبود در طول جلسه، زمان‌بندی دستور کار، ساختار جلسه، مشارکت در جلسه و غیره، کارکنان را قادر می‌سازد تا از طریق بهبود روحیه و انگیزه، بهره‌وری، کارایی و کیفیت بالاتر کار را درک کنند.

هدف

برخی از نکات مثبتی که می تواند از ایجاد یک روش رسمی برای برگزاری جلسات حاصل شود عبارتند از

  • نگرش، انگیزه، مشارکت و نتایج بسیار بهبود یافته است
  • کار تیمی بسیار بهبود یافته – TEAM (“همه با هم بیشتر به دست می آورند”)
  • تمرکز تجاری بسیار بهبود یافته است
  • تمرکز مشتری بسیار بهبود یافته است
  • درک حرفه ای از کسب و کار شما را افزایش می دهد
  • یک محیط تیم گرا را پرورش می دهد
  • روحیه کارکنان را تقویت می کند
  • به جذب و حفظ بهترین افراد کمک می کند

جلسات تکراری

بنابراین، شرکت شما باید هر جلسه کاری را به عنوان یک رویداد مهم در نظر بگیرد که باید بازگشت سرمایه را ایجاد کند.

این مقاله چندین فرم لازم برای جلسات کاری را مورد بحث قرار می دهد. می‌توانید این فرم‌ها را با ثبت‌نام در راهکارهای رایگان QA Ezine در زیر دانلود کنید.

پس از پایان برخی از ارائه ها، 5 دقیقه برای یک بحث کوتاه اختصاص دهید تا ارزش دریافتی از ارائه را خلاصه کنید تا به تسهیل انتخاب موضوع دستور کار آینده کمک کنید.

بازخورد

این فرمت دستور کار جلسه تجاری به این قوانین اساسی نیاز دارد.

  • سريع باش
  • همه برابرند.
  • یک مکالمه در یک زمان.
  • به نظرات دیگران احترام بگذارید.
  • بحث ها را مرتبط نگه دارید.
  • موارد میزگرد باید به اکثریت شرکت کنندگان در جلسه مربوط باشد.
  • هر تصمیمی که گرفته می شود باید منجر به ثبات و بهبود در سراسر شرکت شود

حضور و تعویض

وقتی تمام سرمایه‌گذاری‌های انجام‌شده برای برگزاری یک جلسه را در نظر می‌گیرید – یعنی سرمایه‌گذاری زمان شرکت‌کنندگان – هر جلسه کاری هزینه زیادی دارد. سایر سرمایه گذاری ها عبارتند از

  • زمان انتقال برای حضور
  • اختلال در برنامه ها و بهره وری
  • گاهی اوقات هزینه های تسهیلات، بلیط هواپیما / سفر، و هزینه های غذا.

همه موضوعات احتمالی دستور کار یا پیشنهادات ابتکاری را در “فرم خلاصه موضوع دستور کار” (تصویر زیر، به علاوه می توانید با ثبت نام در QA Solutions Ezine دانلود کنید) را از طریق ایمیل به تسهیل کننده جلسه 5 روز کاری قبل از جلسه برنامه ریزی شده ارسال کنید. هر موضوعی که ارسال شود و در دستور جلسه بعدی قرار نگیرد، برای درج احتمالی در دستور کار جلسات بعدی برگزار می شود.

برای فرمت دستور کار جلسه کاری خود از دستورالعمل های زیر استفاده کنید اما زمان بندی را مطابق با نیاز خود تغییر دهید.

آیا شرکت شما از فرمت دستور کار جلسات کاری پیروی می کند؟

منابع اهرمی به این معنی است که قهرمانان را انتخاب کنید یا منابع بین شرکتی را برای یک مشکل رایج تهیه و اعمال کنید.

هدف اغلب جلسات تکراری باید تعیین جهت استراتژیک و همچنین رسیدگی به مسائل عملیاتی و تاکتیکی، به اشتراک گذاری اطلاعات، تصمیم گیری، گرفتن / دادن جهت و استفاده از منابع به نفع شرکت باشد تا بتوانند ماموریت خود را انجام دهند. بیانیه شرکت.

PDCA کامل یک سیستم مدیریت وظایف سازمانی با ابزارهای بهبود مستمر داخلی است. شامل پروژه ها، جلسات، ممیزی ها و موارد دیگر است.

PDCA کامل

تصمیمات

PDCA کامل

قوانین زمین جلسات

ج) یک مورد اقدام با مالک مناسب ذکر شده است.

برای ردیابی تصمیمات باز و بسته در این فرمت دستور کار جلسه تجاری استفاده کنید PDCA کامل شد.




  • مدیریت پروژه موفق در مورد انجام وظایف صحیح، به ترتیب صحیح، با استفاده از فرآیند مناسب است.  پروژه های تیم خود را به روش صحیح انجام دهید.

    مدیریت پروژه برای مبتدیان

    پس از هر جلسه، شرکت کنندگان با استفاده از “فرم اندازه گیری جلسه شرکت کنندگان” (تصویر زیر، به علاوه، می توانید با ثبت نام در QA Solutions Ezine) اثربخشی جلسه را از دیدگاه خود اندازه گیری کنند.

    حضور در اولویت خواهد بود.

    PDCA کامل یک سیستم مدیریت وظایف سازمانی با ابزارهای بهبود مستمر داخلی است. شامل پروژه ها، جلسات، ممیزی ها و موارد دیگر است.

    دستور کار نهایی را حداکثر تا 3 روز کاری قبل از جلسه ایمیل کنید. فرم(های) خلاصه موضوع دستور جلسه مناسب را شامل شود که شامل:

    • موضوع
    • ارائه کننده
    • خلاصه موضوع/پیشنهاد
    • تاکتیکی یا استراتژیک، اطلاعاتی یا تصمیم گیری مورد نیاز است

    ساخته شده توسط Quality Assurance Solutions.

    نرم افزار 8D Manager با تولید کننده گزارش 8D، 9D، 5Y و 4M. نرم افزار اقدام اصلاحی شما برای مدیریت، اندازه گیری و گزارش مسائل.

    ساخته شده توسط Quality Assurance Solutions.

    نکات مدیریت زمان رایگان 10 عنصر کلیدی را که بر سازماندهی، برنامه ریزی و حذف فعالیت های اتلاف وقت تمرکز دارد، کاوش کنید.

  • سه نکته برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان شامل حمله به دزد زمان، توقف وقفه‌ها و اولویت‌بندی با ساده‌سازی است.

    بهبود مهارت های مدیریت زمان

    توجه: هدف و قوانین اساسی این جلسات را در ابتدای هر جلسه برای اولین (3) جلسات و پس از تغییر اهداف تکرار کنید.

    تعاریف

    با پیروی از این فرمت دستور کار جلسه کاری، متوجه می شوید که شرکت کنندگان به موارد و زمان دستور کار پایبند هستند. شرکت کنندگان در جلسه فرصتی ساختاریافته برای مشارکت داشتند. آنها فرصتی برای انجام برخی شبکه ها داشتند. آنها همچنین فرصتی برای ارائه بازخورد جلسه از طریق یک نظرسنجی اندازه گیری جلسه رسمی داشتند. در نهایت، اگر واقعاً می‌خواهید روحیه کارکنان را تقویت کنید، گاهی آن جلسه را خارج از محل برگزار کنید.

    پس از هر مورد دستور جلسه، حامی موضوع بیانیه تصمیم یا اطلاعات را می خواند و حاضران موافقت می کنند که عبارت (با اجماع) در صورتجلسه ثبت شود. این اطلاعات ارائه شده را خلاصه می کند و هرگونه تصمیم گرفته شده یا موارد اقدام صورتجلسه را روشن می کند. علاوه بر این، تصمیم به شرح زیر مشخص می شود:

    جلسات شرکت با هدف تعیین جهت استراتژیک، و همچنین رسیدگی به مسائل عملیاتی و تاکتیکی، به اشتراک گذاری اطلاعات، تصمیم گیری، گرفتن/ دادن جهت و اهرم منابع است که به شرکت کمک می کند بیانیه ماموریت را انجام دهد.

    توصیه می کنیم استفاده کنید PDCA کامل شد برای فرمت دستور کار جلسه تجاری ثبت اقدامات و تصمیمات.

    اگر مجری جلسه نتواند شرکت کند، یا از جلسه دعوت شود، جلسه طبق برنامه پیش می رود.

    نشست کسب و کار دستور جلسه قالب

    مدیریت پروژه موفق در مورد انجام وظایف صحیح، به ترتیب صحیح، با استفاده از فرآیند مناسب است. پروژه های تیم خود را به روش صحیح انجام دهید.

  • نکات مدیریت زمان رایگان  10 عنصر کلیدی را که بر سازماندهی، برنامه ریزی و حذف فعالیت های اتلاف وقت تمرکز دارد، کاوش کنید.

    نکات مدیریت زمان رایگان

    اگر نه، ممکن است سوالات زیر را مرتبط بیابید…

    • آیا کارکنان شما از حضور متنفرند؟
    • آیا جلسات به طور مداوم ادامه می یابد و به نظر می رسد که اغلب اوقات بی نظم هستند؟
    • آیا آنها بدون ساختار و خسته کننده هستند؟

    تصمیمات به معنای تصمیماتی است که باید برای ایجاد بهبود در سراسر شرکت شما سازگار باشد.

    برای برگزاری جلسات موفق، باید تمرکز داشته باشید، و باید فرآیندی داشته باشید. شما باید از فرمت دستور کار جلسات کاری پیروی کنید.

    دستورالعمل های کلی 20 دقیقه برای هر مورد فقط اطلاعاتی و 40 دقیقه برای هر مورد تصمیم گیری، حداکثر، برای مدیریت زمان بندی دستور کار و مدت زمان کلی جلسه است.

    جهت استراتژیک به معنای جهتی فراتر از سال عملیاتی جاری است که روش های برنامه ریزی شده یا مجموعه ای از مانورها یا استراتژی ها را برای دستیابی به اهداف مشخص انتخاب می کند.

    اگر لازم است تصمیم مورد نیاز را به تعویق بیندازید، مالکی را تعیین کنید و اطمینان حاصل کنید که در صورت لزوم تصمیم را دوباره مطرح می کند.

    اگر شخصی پس از انتشار دستور کار نهایی موضوعی را اضافه کند، حامی موضوع جدید فرم خلاصه موضوع دستور جلسه را از طریق ایمیل برای همه شرکت کنندگان ارسال می کند.

    PDCA کامل یک سیستم مدیریت وظایف سازمانی با ابزارهای بهبود مستمر داخلی است. شامل پروژه ها، جلسات، ممیزی ها و موارد دیگر است.

    هر جلسه فرصتی را برای رهبر یا صاحب جلسه فراهم می کند تا با کارمندان / شرکت کنندگان چه خط مستقیم، چه ماتریسی یا هر ساختار دیگری… ارتباط برقرار کند و حس ماموریت را منتقل کند.

    آ) کامل



    اگر تا به حال یک جلسه خوب و سازنده را تجزیه و تحلیل کرده باشید، می‌دانید که آن جلسه دارای اهداف بسیار مشخص، واضح و مشخص و به خوبی بیان شده است. همه شرکت کنندگان در جلسه به وضوح موضوع جلسه و همچنین اهداف را درک کردند. همه آنها یک برنامه جلسه داشتند تا به عنوان نقشه راه از آنها استفاده کنند.

    مالک این فرآیند «صاحب فرآیند جلسه» خواهد بود. مشتريان اين فرآيند، شركت كنندگان جلسه و اعضاي آنها خواهند بود. صاحب فرآیند جلسه از این فرمت دستور کار جلسه تجاری برای استفاده مداوم از اطلاعات به منظور برگزاری جلسات پربارتر استفاده می کند، جایی که همه شرکت کنندگان فرصتی برای مشارکت فعال دارند، و جایی که همه جلسات فرصتی برای بهبود مستمر دارند.

    آیا ترجیح می دهید این صفحه را با پیوند دادن به آن با دیگران به اشتراک بگذارید؟

    1. روی کد لینک HTML زیر کلیک کنید.
    2. آن را کپی و جایگذاری کنید و یادداشتی از خودتان اضافه کنید، در وبلاگ، یک صفحه وب، انجمن ها، یک نظر وبلاگ، حساب فیس بوک خود یا هر جایی که برای شخصی این صفحه ارزشمند است.






    منبع: https://www.quality-assurance-solutions.com/business-meeting-agenda-format.html

    ب) انتظار

    ساخته شده توسط Quality Assurance Solutions.

    تصمیماتی که در این جلسه تعلق دارند مستلزم یکپارچگی برای ایجاد بهبود در سراسر شرکت شما هستند. با اجماع تصمیم بگیرید (همه موافق هستند که می توانند از تصمیم خود تبعیت کنند). بدون اختلاف نظر خاموش

    سه نکته برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان شامل حمله به دزد زمان، توقف وقفه‌ها و اولویت‌بندی با ساده‌سازی است.


راهکارهای تضمین کیفیت
رابرت بروتون
(805) 419-3344
ایالات متحده آمریکا
پست الکترونیک






از این صفحه لذت می برید؟ لطفا آن را فوروارد پرداخت کنید. در اینجا نحوه …

PDCA کامل

با این حال، اگر کسی نتواند در آن شرکت کند، عضو تیم غایب نماینده خود را به یک جانشین خیرخواه می دهد و به تسهیل کننده جلسه اطلاع می دهد. شرکت کنندگان تا حد امکان هر بار که به یک جایگزین برای اهداف تداوم نیاز دارند، از همان جایگزین استفاده می کنند. عضو تیم تا حدی که جایگزین بتواند فعالانه شرکت کند، به روز رسانی می کند و به جانشین اطلاع می دهد. جایگزین، غایب را در مورد موضوعات از دست رفته به روز می کند.

بسیاری از جلسات به طرز فجیعی با شکست مواجه می شوند. بیشتر جلسات به جای تقویت طوفان فکری در میان کارکنان یا برانگیختن شور و شوق آنها، به دلیل کسالت مطلق باعث فلج ذهنی می شوند.

هر سه ماه یک بار، مجری جلسه این اندازه‌گیری‌ها را بررسی می‌کند و بهبودهای کیفی مناسب را در روند کلی جلسه لحاظ می‌کند.

اگر زمان تمام شود، مجری با شرکت کنندگان موافقت می کند که بیش از حد مجاز باشد. در صورت عدم حصول توافق، ارائه دهنده انتخاب می کند که کدام موضوعات باقی مانده را به جلسه آینده بیاورد. هر یک از مجریان میزگرد که مایلند موضوعات خود در صورتجلسات گنجانده شود، اطلاعات خود را در ظرف 1 روز کاری از طریق ایمیل به مجری جلسه ارسال می کند و اطلاعات خود را به نحوی که برای درج در صورتجلسه وجود دارد، نوشته می شود.

علاوه بر این، تسهیل‌گر اثربخشی جلسه را از دیدگاه خود با استفاده از «فرم اندازه‌گیری جلسه تسهیل‌گر» (تصویر زیر، به علاوه، می‌توانید با ثبت‌نام در QA Solutions Ezine دانلود کنید) اندازه‌گیری می‌کند تا بینش بیشتری را ارائه دهد تا در حین گنجاندن در نظر گرفته شود. بهبود کیفیت در روند کلی جلسه

مستندات

مدیر 8D

زمان بندی مباحث